Kaizen ve Gümrük Süreçleri

Son Güncellenme Tarihi: 23.08.2021
Güler BAŞARAN

Güler BAŞARAN

Gümrük Müşaviri

Yazarın Diğer Yazıları

Ulusal ve uluslararası ticaretteki yoğun rekabet ortamında işletmeler, verimlilik ve karlılıklarını arttırmak, maliyetlerini düşürmek, israfı-kayıpları azaltmak veya yok etmek, rakipler karşısında avantaj yaratmak, iç ve dış müşteri memnuniyetini sağlamak için bazı yönetim yaklaşımlarını uygulama çabası içinde. Günümüzde birçok işletme küresel koşullara uyum sağlamak amacıyla sürekli iyileştirme yaklaşımı olan Kaizen Felsefesi’ni uyguluyor.

Bu yazımda Türkiye’de ilk kez gümrük süreçlerinde kaizen uygulamaları ve gümrük ve dış ticaret süreçlerine olumlu etkileri ele almak istedim.

“Kaizen” kelimesi Japonca kökenli “Kai” (değişim) ve “Zen” (daha iyi) kelimelerinin birleşmesinden oluşuyor ve sürekli iyileştirme anlamına geliyor. Amaç, küçük adımlar ile süreçlerin iyileştirilmesini sağlamak. İş süreçlerindeki küçük iyileştirmeler, maliyetler, verimlilik, süreklilik ve karlılık üzerinde olumlu etkiler yaratıyor.

Üretim sürecinde ortaya çıkan maliyetlerin düşürülmesinde önemli bir rol üstlenen kaizen maliyetleme yönteminde, sonuçların iyileştirilebilmesi için süreçlerin iyileştirilmesi gerektiği üzerinde durulmaktadır. Çünkü süreç uygun şartlara sahip değilse, beklenen sonuca ulaşmak da mümkün olmayacaktır. Sürece ilişkin dikkate alınması gereken disiplin, zamanı iyi kullanma, becerilerin geliştirilmesi, paylaşma ve etkin katılım, moral ve iletişim gibi kriterler üzerinde özellikle durulmalıdır

Kaizen felsefesinde, yeniliklerin küçük adımlar halinde uygulanması esas. Bunun gerçekleştirilebilmesi için, çalışanlara öncelik vererek tüm personelin katılımının sağlanması ve kademeli bir ilerleme sayesinde kalıcı, sürekli ve düzenli bir yapının oluşturulması oldukça önemli. Büyük ve ani şekilde gerçekleşen yenilik ise, teknoloji ve parayı öncelikli olarak üst sıraya yerleştirmekte. Ani gerçekleşen yenilik nedeniyle sınırlı düzeyde katılım sağlanmakta ve koruyucu özelliği olmadığı için bu yenilik, eski makine ve ekipmanların hurdaya ayrılarak yerine yeni makine ve ekipmanların alınması ile sonuçlanmaktadır Buradan hareketle yenilik ve kaizen arasındaki farklılıkların aşağıdaki gibi gösterilmesi mümkündür:

Yenilik   Kaizen 
 Kısa vadelidir  Uzun vadelidir
 Büyük adımlar atılmasını gerektirir   Küçük adımların sabırla atılması gerekir
 Sınırlı sayıda kişi ile uygulanır   Tüm personel sürece dâhil edilir
 Teknoloji ön plandadır  İnsan ön plandadır
 Büyük yatırım gerektirir  Mevcut imkânlara ek olarak küçük yatırım gerektirir
 Yeni personel istihdamı gerektirir  Mevcut personelle uygulanır
 Yeni finansal kaynak gerektirir   Mevcut kaynaklar yeterlidir

Kaynak: Merih ESKİN, Uran Tiryakioğlu, H.Deha Yüceil, (2011). Sanayide Sürekli Gelişme için:“Kaizen”.
İstanbul Sanayi Odası, İkinci Baskı, İstanbul, s.11.

İyi yönde ve sürekli gelişmeyi ifade eden Kaizen felsefesinde temel çıkış noktası, hiçbir şeyin mükemmel olmadığı ve her zaman daha iyisinin gerçekleştirilebileceğidir. Değişime odaklanan Kaizen felsefesi, hayatın tüm alanında küçük adımlarla sürekli iyileştirmeyi geliştirmeyi amaç edinmiştir. Tüm bu iyileştirmeler evde, kurum ve kuruluşlarda işte, özel hayatta, kısaca tüm örgütlerde uygulanabilir. Söz konusu iyileştirme faaliyetinin örgütlerde uygulanması amaçlanıyorsa üst yönetim dâhil olmak üzere hem yönetici hem işgörenin bu sürece katılımı sağlanmalıdır. Bu felsefenin özünde olan, mevcut durumla yetinmeyip, daima daha iyiye ve mükemmele ulaşmayı amaçlamakta. Zira mevcut durumla yetinmek kaizenin asla kabul etmediği bir gerçektir.

Japonya'nın ekonomi dünyasında başarısının anahtarı diye ifade edilen Kaizen sözcüğünü, 1986 yılında Masaaki Imai şöyle tanımlamıştır: " Kaizen, gelişim, birey ve toplum yaşamı, çalışma hayatı, kısaca hayatımızın her merhalesinde etkisini sürdürecektir. Kaizen, büyük sermaye olmadan iyileştirme yapmak için birlikte çalışan bir örgütteki herkesi ihtiva eden bir yatırımdır”

Temel olarak kullanılan kaizen çeşitleri; hızlı kaizen, standart kaizen ve majör kaizen olarak sıralanabilir.

Hızlı Kaizen: Çok fazla analiz gerektirmeyen, vakit kaybetmeden uygulamaya başlanabilecek kaizen çeşididir. Maliyet azaltma, İSG risklerini engelleme, alan kazanımı, ergonomik çalışma gibi kazanımlar sağlar.

Standart Kaizen: Daha fazla analiz gerektiren kompleks problemlerde, kök neden analizinin yapıldığı ve bu amaçla PÜKO, 5N1K, Balık Kılçığı ve 5NİÇİN araçlarının kullanıldığı kaizen çeşididir.

Majör Kaizen: Kronik yapılı problemlerin çözümünde detaylı araştırmaların yapıldığı ve uzun vadeli çözüm üreten kaizen tekniğidir. Her proses için detaylı analizler yapıldıktan sonra teknik bilgi ve veriler ışığında prosesi iyileştirmek için çözümler üretilir.

Kaizen tekniğinin mühendislik ve üretim alanında daha çok kullanıldığı algısı hakimdir. Ancak kaizeni anlamak ve uygulamak mühendis olmayanlar için de mümkün. Hele ki gümrük mevzuatı gibi derin, karmaşık ve uzmanlık gerektiren mevzuat operasyonlarında da kaizen yapılabilir.

Bilindiği üzere gümrük mevzuatı çok geniş hükümler içerdiğinden; dış ticaretçi firmalar için avantaj yarattığı kadar yüksek risk ve maliyetleri de barındırmaktadır. Gümrük mevzuatının enstrümanlarının dış ticaretçiler tarafından doğru okunması ve yönetilmesi halinde rekabet avantajı yaratılması, risklerin öngörülmesi, verimliliğin arttırılması ve maliyetlerin düşürülmesi mümkün. Gümrük mevzuatının YYS ve OKSB gibi üretim, satınalma, finans, insan kaynakları, muhasebe, bilgi işlem, İSG, sevkiyat, depo gibi birçok departmanı doğrudan ve dolaylı olarak ilgilendiren düzenlemeleri ve müeyyideleri olduğundan global marka olmak isteyen işletmeleri sürekli iyileştirmeye yönlendirmekte.

Gümrük Vergileri, cezalar, mesailer, demoraj ücretleri, operasyon maliyetleri, manuel işlemlerden kaynaklı zaman kayıpları gibi ciddi birçok maliyet kalemini ihtiva eden gümrük uygulamalarında, kaizenin hedefi olan mudolar yani israflar yok edilebilir.

Kaizenlerin uygulanmasında birçok teknik ve araçlar kullanılır. Gümrük ve dış ticaret mevzuatının ağır müeyyideleri göz önüne alındığında matris risk analizi yöntemi de uygulanabilir.

Gümrük süreçlerinde yapılacak kaizenler ile operasyonel verimliliğin arttırılması, işlem sürelerinin kısaltılması, maliyetlerin düşürülmesi, motivasyon artışı ile sürekli iyileştirme ve gelişme sağlanır.
Yorumlar
İlk Yorumu Siz Yapın
Yorumunuz
Diğer Köşe Yazıları