YYS Prosedür Rehberi

Son Güncellenme Tarihi: 25.05.2021
Mehmet Altay YEGİN

Mehmet Altay YEGİN

Gümrük Müşaviri

Yazarın Diğer Yazıları

Dünya ticaretinin kolaylaştırılmasında kullanılan en önemli enstrümanlardan birisinin “Yetkilendirilmiş Yükümlü” sistemi olduğu tartışmasızdır. Ancak bu sertifikaya ulaşmak sanıldığı kadar da kolay değildir. YYS Belgesi (Yetkilendirilmiş Yükümlü Statüsü Belgesi) güvenilir, kendi oto kontrolünü yapabilen, sorumluluk sahibi, emniyet ve güvenlik standartlarına sahip firmalara verilen uluslararası bir statü belgesidir.

Sistemin ana omurgasını oluşturan iki önemli belge bulunmaktadır. İlki ISO 27001 numaralı bilgi güvenliği, diğeri ise ISO 9001 numaralı kalite yönetim sistemine ait belgedir.

ISO 9001 sertifikası, gümrük, dış ticaret, üretim, lojistik, yönetim ve idari organizasyon faaliyetleri yönünden sahip olunması gereken özellikleri bünyesinden barındıran işletmelere verilmektedir.

ISO 27001 sertifikası ise gümrük ve dış ticaret işlemlerini ve bu işlemlerine ilişkin lojistik, depolama, muhasebe, finans ve bilgi işlem faaliyetlerinin bilgi varlıkları ile bu varlıkları korumak amacıyla edinilen donanım ve yazılıma sahip işletmelere verilmektedir.

Anılan her iki kalite belgesi de yönetim ofisi, gümrük işlemlerine konu eşyanın muhasebe ve arşiv ofisleri, bilgi işlem ofisi, üretim tesisi, eşyanın ihraç edilmeden önce depolandığı veya elleçlendiği tesis ile ithal eşyasının doğrudan getirilerek konulduğu ilk tesislere ilişkin olarak alınmış olmalıdır.

Başvuru şartları arasında yer alan ISO 27001 belgesinin amaçları şöyle sıralanmıştır:

• Kurumların sahip olduğu bilgi ve verinin güvenliğini sağlayarak bilginin uygunsuz kullanımının önüne geçmek.
• Bilgi kaybını minimuma indirerek ortaya çıkabilecek kayıpları azaltmak.
• Verilerin korunması ile ilgili mevzuatın gerekliliklerin karşılanmasını sağlamak.
• İşletmenin piyasa güvenini arttırarak, başta tedarikçileri olmak üzere, bilgileri korunacağından ilgili tarafların güveninin kazanılmasını sağlamak.
• Dış kaynaklı bilgi tahrifatını engellemek.

Görüldüğü üzere, verilen sadece bir yetki değildir. Aynı devletin güvenlik bilgileri üzerindeki hassasiyeti gibi işletmelerin bilgilerinin de güvende olması hedeflenmiştir. Özellikle başvuru evrakları arasında yer alan EK-2 soru formunda, çok sayıda bilgi güvenliği ile ilgili soru bulunmaktadır. Hatta sistemin zarar görmesi halinde yedek server olup olmadığı bile sorulmaktadır.

Başvuru esnasında gerekli olan diğer bir belge ise, ISO 9001 kalite yönetim sistemine ait belgedir. Bu belgenin de amaçları şöyle sıralanmıştır:
• Kurumun hem iç faaliyetlerinde hem de dış operasyonlarında, süreç analizi yaparak hataları azaltmak ve performansı artırmak.
• Çalışanların kalite hakkında farkındalığını ve bilgisini artırmak.
• Kurumun ulusal ve uluslararası piyasa itibarını artırmak ve sürdürülebilir olmasını sağlamak.
• Kurumun uluslararası geçerliliğe sahip bir kalite belgesi edinmesi ile ticari avantajlardan yararlanmak.
• Hata oranlarını takip ederek, tekrar edilmemesini sağlamak.
• Girdi, üretim ve son kontrollerin etkin bir şekilde yapılmasını sağlamak.
• Tedarikçilerin seçiminde, değerlendirilmesinde ve takibinde kılavuz olmak.
• İşletme içi yetki ve sorumlulukların tespitinde ve dağıtılmasında kolaylık sağlamak.

Bir firmanın ISO 9001 ve ISO 27001 sertifikalarına sahip olması, otomatik olarak “Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası” alacağı anlamına gelmemektedir. Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanan rehberde Ek-2 soru formu doldururken, prosedürlerin özellikle hangi niteliklere sahip olması gerektiği hususuna da şöyle açıklık getirilmiştir:

• Firmanız personeline yol gösterici nitelikte olmalı,
• Yeni başlayan personel için rehber niteliğinde olmalı,
• Firma içi işlemlerin nasıl yapılacağına ilişkin kuralları içermeli,
• Eklenen yazılı usul belgesi soruda beklenilen hususlara ilişkin olabildiğince detaylı ve açık bilgiler içermeli, konu genel hatlarıyla özetlenmemeli,
• Personelin nasıl bilgilendirildiğine ilişkin kuralları içermelidir.

Ayrıca hazırlanan yazılı usul belgelerinin tamamı üst düzey bir yönetici tarafından imzalanmış olmalıdır. Örneğin, ihracat departmanı ile ilgili bir usul belgesi İhracat Müdürü tarafından değil en az bir üstünde yer alan yönetici tarafından imzalı olması beklenmektedir.

Sertifika sahibi veya sertifikaya aday firmaların dikkat etmesi gereken bir diğer husus; bakanlıkça görevlendirilecek sonradan kontrol görevlisi tarafından yerinde inceleme esnasında prosedürler ile uygulamanın çakıştırılmasıdır. Bazı sorularda uygulamada olmadığı halde, sadece prosedürlerde yer alması yeterlidir.

Tüm departmanların katılımı ile doldurulan EK-2 soru formunda yer alan prosedürlerin içselleştirmesi ana hedeftir. Her departman kendi prosedürlerine hâkim olması ve zamanı geldiğinde yenilenmesi beklenmektedir. Unutulamamalıdır ki, sistem geriye doğru yürümemekte, hep geleceğe doğru evirilmektedir. Ayrıca prosedürlerin uygulanması esnasında, ilgili maddelere riayet edilmesi, talimatların dışına çıkılmaması da önem arz etmektedir.

Yukarıda değinilen hususlara sürekli olarak uyulması halinde ‘Yetkilendirilmiş Yükümlü’ sertifika sahibi veya sertifikaya aday firmaların, başvuru esnasında ve beş yılda bir gerçekleştirilecek olan, yerinde inceleme süreçlerinin sorunsuz bir şekilde gerçekleşeceğini söylemek yanıltıcı olmayacaktır.

M. Altay YEGİN
Gümrük Müşaviri


Kaynakça:
Ticaret Bakanlığı, 21.02.2020 tarihli 31046 Mükerrer R.G ile değişik Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği
Yorumlar
İlk Yorumu Siz Yapın
Yorumunuz
Diğer Köşe Yazıları