Yetkilendirilmiş Yükümlü sertifika alım süreçlerini hatırlayalım 1. Adım başvuru şartlarının kontrolü, 2. Adım proje liderinin belirlenmesi, 3. Adım EK-2 soru formunun doldurulması, 4. Adım resmi başvuru evraklarının kontrolü ve son adım 5. Başvuru ve yerinde inceleme aşaması.
Yerinde inceleme sadece sertifika alım sürecinde değil sertifika alındıktan sonra da her beş yılda bir gerçekleştirilmektedir. Yerinde incelemenin bir diğer adı da saha denetimidir.
Saha denetimi sürecinin başlangıcı; Gümrükler Genel Müdürlüğü uhdesinde görevli bulunan Ticaret Uzmanları; Ek-2 soru formu üzerinde gerekli kontrol, revize ve onay sürecinin ardından dosyayı Ticaret Bakanlığı Rehberlik ve Teftiş Başkanlığına göndermesi ile başlamaktadır.
Yerinde inceleme ise Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı tarafından yetkilendirilen Ticaret Müfettişi marifetiyle gerçekleştirilmektedir.
Saha denetiminin nasıl gerçekleştirileceği ve kontrol edilmesi gereken hususlara ait rehber ilkeleri olmadığından; muhtemel süreçler ve yerinde inceleme sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir.
- Ticaret Müfettişi denetim tarihinden en az bir hafta önce EK-2 soru formunun 1.3 maddesinde yer alan irtibat kurulabilecek kişiler üzerinden, denetimin ne zaman ve hangi tesisten başlayacağının bilgisini vermektedir.
- Denetim için gelecek olan Ticaret Müfettişinin kimliği bilinse bile firmanıza ilk girişte kesinlikle kayıt yapılması ve ziyaretçi kartı verilmesi uygun olacaktır. İlk gün prosedürlerde yazılı olan uygulamanın gerçekleştirilmesi birden fazla gün tesise girişinin gerçekleşmesi durumunda ise diğer günlerde sadece ziyaretçi kartı takdim edilmek suretiyle tesise girişinin sağlanması yeterli olacağı düşünülmektedir.
- Ticaret Müfettişinin geldiği ilk gün kapıda karşılanması, odasına kadar refakat edilmesi ve firmanız hakkında detaylı sunum şeklinde bilgilendirme yapılması önemlidir.
- Denetim odasının belirlenen YYS koordinatörünün yakınlarında olması ve sürekli irtibat halinde olunması ve tahsis edilecek denetim odasında Denetçi Talimatının asılı olması gerekmektedir.
- Denetim odasının temiz, havadar, tüm iletişim bilgilerinin yer aldığı bir telefon rehberi ile sabit çalışır telefon olması, denetim odası kapısında ilgili Ticaret Müfettişinin kıdemi, adı soyadı ve denetim kapsamının yazılı olması, kapısının denetim saatleri dışında kapalı, çalışır vaziyette hazır bir laptop bulundurulması uygun olacaktır.
- Denetim odasında yer alan sabit telefonun yanına, YYS süresince dahil olan tüm departmanların ilgili kişilerine ait iletişim bilgileri ile YYS koordinatörünün iletişim bilgilerinin yer alması süreç içerisinde karışıklığı ortadan kaldıracaktır.
- Ticaret Müfettişinin tek tek çağırdığı departman üyeleri için muhakkak YYS koordinatörü ile irtibata geçmeden denetim odasına girişi engellenmeli sorular tekrar edilerek YYS koordinatörünün her işlemden haberdar olması sağlanmalıdır.
- Saha denetimi esnasında YYS koordinatörü her aşamada Ticaret Müfettişine eşlik etmeli saha denetimi dışında gereksiz söz ve açıklamalardan kaçınmalıdır.
- Prosedürlerde yazan her detay önemli olup uygulamada yer alıp almadığı Ticaret Müfettişleri tarafından kontrol edilmektedir.
- Çıkış saatlerinde, muhtemelen mesai bitimlerinde yazılı olmayan kurallar çerçevesinde misafirperverlik adına Ticaret Müfettişlerine YYS koordinatörü tarafından çıkış kapısına kadar refakat edilmesi gerektiği düşünülmektedir.
- En son kapanış toplantısında şirketin zayıf ve güçlü yönlerinin sorulması, alınan puan hususunda bilgi sahibi olunması uygun olacaktır.
Yetkilendirilmiş Yükümlü sertifika alımı sırasında olmazsa olmazı yerinde incelemedir. Yazımızda belirttiğimiz gibi süreçler tamamen değişiklik gösterebileceği gibi rehber ilkelerine bağlanmadığından sadece yol gösterme amaçlı kaleme alınmıştır.
Sonuç olarak başvuru süreçleri, EK-2 soru formunun doldurulması ve Sonradan Kontrol Denetimi için rehber ilkeleri hazırlayan Ticaret Bakanlığının YYS yerinde inceleme aşamasında yeknesak sağlanması, farklı görüş ve uygulamaların önüne geçmesi adına ‘Yerinde İnceleme Rehber İlkeleri’nin olması gerektiği düşünülmektedir.
M. Altay YEGİN
Gümrük Müşaviri
