Gümrük TV Online ile mevzuat ve bir çok haber bildirimlerini almak ister misiniz?
Sonra Hatırlat
Bildirimleri al
MENÜ
Üyelik Paketleri
HAKKIMIZDA
Gizlilik Politikası
İptal ve İade (Cayma)
Kişisel Verilerin Korunması
Canlı Yayın
İletişim
Hizmetlerimiz
Üyelik
Eğitimler
Haber Bildirim
Web & Mobile Hizmetleri
Sektörel Reklam Hizmetleri
ÜYE GİRİŞ
HABERLER
Dış Ticaret Haberleri
Gümrük ve Dış Ticaret Kavramları
Karikatürler
Gümrük Haberler
Gümrük Mevzuat Haberleri
Lojistik Haberleri
İhracat Haberleri
Gümrük Bölgesi
Gümrük Röportaj Haberleri
Sorularla Gümrük Mevzuatı
Köşe Yazıları
Yazarlar
Konuşmacılar
VİDEOLAR
FİRMALAR
HİZMETLER
Üyelik Paketleri
Üyelik
Eğitimler
Haber Bildirim
Web & Mobile Hizmetleri
Sektörel Reklam Hizmetleri
Ana Sayfa
Köşe Yazıları
YYS’li Firmaların Olmazsa Olmazı; Arşiv
YYS’li Firmaların Olmazsa Olmazı; Arşiv
Son Güncellenme Tarihi: 28.08.2020
Mehmet Altay YEGİN
Gümrük Müşaviri
Yazarın Diğer Yazıları
Favorilere Ekle
Yetkilendirilmiş Yükümlü sertifika sahibi ve yeni başvuru gerçekleştirecek firmalar için arşiv sisteminin önemi, dikkat edilmesi gereken hususlar, arşive ait fiziki şartların nasıl olması gerektiğine dair bilgilendirme ve Ek-2 soru formu önerilerinin 5N -1K yöntemi ile irdelenmesi amacı ile hazırlanmıştır.
Ne ?
Konumuz hali hazırda sertifika sahibi olan veya sertifika alımı için başvuru aşamasında olan firmaların arşiv sisteminin ve arşive ait fiziki şartların nasıl olması gerektiğine dair açıklamaları içermektedir.
Neden ?
Arşiv sisteminin amacını anlayabilmek için öncelikle Yetkilendirilmiş Yükümlü sistemine bakmak gerekmektedir. Genel sistemin amacı; gümrük idaresinde var olan yetkinin sertifika sahibi firmaya devredilmesi yönündedir. Özetle; yeşil hatta işlem gören beyannamelerin, gümrük idaresinde işlem görmediğinden veyisle belgelerin muhafaza edilmesi firma tarafından gerçekleştirilmesi beklenmektedir.
Nasıl ?
Yöntemimizi belirleyen tek unsur EK-2 soru formudur yani öz değerlendirme formu v3.3’dür.Form doldurulurken ilk karşınıza çıkan soru 18. Sorudur.İlgili soruda yazılı usul belgesi olarak verilecek örnek belgeler arasında arşiv listesinin verilmemesi ilgili belgelerin uygulamaya ait bir belge olduğu için yerinde inceleme aşamasında sunulması gerektiğini belirtmektedir.Diğer bir soru ise firma bilgleri kısmında yer alan 1.9. Sorudur.Tesis bildirimi gerçekleşirken sadece arşivleme için kullanılan tesislerin bildirimde bulunulmaması gerektiğinden ve 4. Bölümde yer alan arşiv sorularının yanıtlanmasının yeterli olacağından bahsedilmektedir.
Nerede ?
Kavramlar EK-2 soru formunun 4. Bölümünde yer almakla birlikte soruların tamamı arşiv sistemine ayrılmıştır.
4.2. Maddesi personelin arşiv sistemi hakkında bilgilendirilmesi için yapılması gerekenler;
1. Arşiv sistemi ile ilgili yazılı bir rehber bulunmalıdır.
2. Firmanızın arşiv sistematiği hakkında işe girişte eğitim verilmelidir.
3. Arşiv sistematiğine ilişkin rehber personele duyurulmalı ve herkesin gereceği ve okuyabileceği erişimine açık olmalıdır.
4.3. Maddesi kağıt ortamında saklanan belgeler için gerekenler;
1. Dosya içerisinde kronolojik sıra,
2. Dosyada açıklama fihristi,
3. Dosyaların üzerinde konusu veya numaraları,
4. Arandığında bulunabilecek istifleme usulü olması beklenmektedir.
Mekan için ise 4.6. Maddesi gereği fiziki şartlar yer almaktadır. Aydınlatmanın yeterli olması,yangın söndürme tüpünün olması, yangın sensörünün olması ,havalandırmanın yeterli olması,ısı ve nem sensörünün olması,jeneratörün olması,su baskını dedektörü veya dolapların yerden yüksek olması ve giriş ve çıkışların kontrollü bir şekilde olması beklenmektedir.Seçenekli olan ve sadece birisinin varlığının yeterli olması durumları ise anahtarlı kilit,kart veya yüz-göz-parmak izi tanıma sistemidir.
Ne zaman ?
Süre kavramı Ek-2 soru formunun 4.1. Maddesinde yer almaktadır. Elektronik ve kağıt ortamda kalan bilgilerin sistem de kalma süreleri ile ilgili gün, hafta,ay ve yıl olarak seçeneklidir.Ancak karıştırılmamalıdır ki ; sistemde kalma süreleri ile evrak saklama süreleri birbirinden farklıdır.Evrak saklama süresi Gümrük Kanununa göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanununa göre defterlerin muhafaza süresi 10 yıl ve Vergi Usul Kanununa göre ise 5 yıl olarak öngörülmüştür.
Kim ?
Arşivden sorumlu kişi veya kişilerin kim veya kimler olacağının belirlenmesi her firmanın kendi uhdesine bırakılmıştır.Dikkat edilmesi gereken hususlar; prosedürler de isim soyad bazında değil ünvan bazında yazılması , sorumluların asıl ve yedek olarak belirlenmesi ve işe ilk girişte arşiv sistemi ile ilgili eğitim verilmesi gerekmektedir. Ayrıca arşivin firma bünyesinde tutulacağı gibi EK-2 soru formunun 4.4. Maddesine istinaden arşivin dışarıdan hizmet alımı yöntemi ile de alınabilmektedir.
5N-1K yöntemi ile baştan sona ele alınan, başvuru süreci ve Ticaret Müfettişleri tarafından gerçekleştirilen yerinde inceleme aşamasında hassasiyetle kontrol edilen ve olmazsa olmaz bir unsur olan arşiv sisteminin tüm unsurlarının bilinmesinde fayda vardır.
Velhasılıkelam tüm hassasiyetler ile ihracatta kağıtsız beyananmeyle hız kazanan ve tüm belgeleri e-belgeye geçen ihracat işlemleri için EK-2 soru formu v3.3’de halen ihracat belgelerinin kağıt ortamında arşivlenmesinin istenilmesi de manidardır. EK-2 soru formunda günceleme yapılacağı zaman ihracat işlemleri için ayrıma gidilerek sadece e-belge kullanan firmalar için dijital arşiv uygulamasının hayata geçirilmesinin uygun olacağı düşünülmektedir.
M. Altay YEGİN
Gümrük Müşaviri
Etiketler
Mehemet Altay Yegin
Gümrük TV
Yorumlar
İlk Yorumu Siz Yapın
Yorumunuz
Adınız Soyadınız*
E-posta Adresiniz*
Yorumunuz*
Yorumu Gönder
İlginizi Çekebilir
Meva Erdi Muradına Biz Çıkalım Kerevetine
17.01.2024
/
Devamı için tıklayın
Gümrüğü Birleştiren Minik Yürek
8.01.2024
/
Devamı için tıklayın
Tarım ve Orman Bakanlığının Kontrolüne Tabi Olmayan Kapsa...
8.01.2024
/
Devamı için tıklayın
Diğer Köşe Yazıları
Meva Erdi Muradına Biz Çıkalım Kerevetine
17.01.2024
/
Devamı için tıklayın
Gümrüğü Birleştiren Minik Yürek
8.01.2024
/
Devamı için tıklayın
Tarım ve Orman Bakanlığının Kontrolüne Tabi Olmayan Kapsa...
8.01.2024
/
Devamı için tıklayın
Bir Bilmecem Var Çocuklar
5.01.2024
/
Devamı için tıklayın
Hiçbir Şey Olmadıysa Bile Bir Şey Oldu
2.01.2024
/
Devamı için tıklayın
Meva’ya Yeni ve Harika Bir Bağış Daha Geldi
26.12.2023
/
Devamı için tıklayın
İhracatın İç Piyasa Ekonomisine Etkileri
25.12.2023
/
Devamı için tıklayın
Gecikme Zammı ve KDV Matrahı Sorunsalı
21.12.2023
/
Devamı için tıklayın
Onaylanmış Kişi Statü Belgesi (OK1) Raporları Hususunda B...
14.12.2023
/
Devamı için tıklayın
Yaparım Bilirsin
8.12.2023
/
Devamı için tıklayın
Bu Bir Vedadır
30.11.2023
/
Devamı için tıklayın
Endüstri 4.0'a Dair
30.11.2023
/
Devamı için tıklayın
Arkanıza Yaslanın ve İyi Müzikler Dinleyin
24.11.2023
/
Devamı için tıklayın
Gecikme Zammı, KDV Matrah Unsuru Olarak Değerlendirilebil...
23.11.2023
/
Devamı için tıklayın
Eleman Sorununu Bitiriyoruz
20.11.2023
/
Devamı için tıklayın
İhracata Dair
17.11.2023
/
Devamı için tıklayın
Daha Fazlasını Getir
ARA
×
Aramak istediğiniz kelimeyi girin:
Üye Giriş
Tam sayfa moduna geç
E-Posta Adresiniz:
Parolanız:
Şifremi Unuttum
Üye Ol
Tam sayfa moduna geç
Adınız:
Soyadınız:
Doğum Tarihiniz:
Gün
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Ay
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
Yıl
1940
1941
1942
1943
1944
1945
1946
1947
1948
1949
1950
1951
1952
1953
1954
1955
1956
1957
1958
1959
1960
1961
1962
1963
1964
1965
1966
1967
1968
1969
1970
1971
1972
1973
1974
1975
1976
1977
1978
1979
1980
1981
1982
1983
1984
1985
1986
1987
1988
1989
1990
1991
1992
1993
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
2024
Cinsiyet:
Erkek
Kadın
Telefon Numaranız:
E-Posta Adresiniz:
Parolanız:
Parola Tekrarı:
(Firma) Kurumsal Üyelik Oluştur
E-Posta ve SMS Gönderim İzni Veriyorum
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Üyelik Sözleşmesi
Şifre Hatırlatma
×
E-Posta Adresiniz:
×