YYS’li Firmaların Olmazsa Olmazı; Arşiv

Yetkilendirilmiş Yükümlü sertifika sahibi ve yeni başvuru gerçekleştirecek firmalar için arşiv sisteminin önemi, dikkat edilmesi gereken hususlar, arşive ait fiziki şartların nasıl olması gerektiğine dair bilgilendirme ve Ek-2 soru formu önerilerinin 5N -1K yöntemi ile irdelenmesi amacı ile hazırlanmıştır.

Ne ?

Konumuz hali hazırda sertifika sahibi olan veya sertifika alımı için başvuru aşamasında olan firmaların arşiv sisteminin ve arşive ait fiziki şartların nasıl olması gerektiğine dair açıklamaları içermektedir.

Neden ?

Arşiv sisteminin amacını anlayabilmek için öncelikle Yetkilendirilmiş Yükümlü sistemine bakmak gerekmektedir. Genel sistemin amacı; gümrük idaresinde var olan yetkinin sertifika sahibi firmaya devredilmesi yönündedir. Özetle; yeşil hatta işlem gören beyannamelerin, gümrük idaresinde işlem görmediğinden veyisle belgelerin muhafaza edilmesi firma tarafından gerçekleştirilmesi beklenmektedir.

Nasıl ?

Yöntemimizi belirleyen tek unsur EK-2 soru formudur yani öz değerlendirme formu v3.3’dür.Form doldurulurken ilk karşınıza çıkan soru 18. Sorudur.İlgili soruda yazılı usul belgesi olarak verilecek örnek belgeler arasında arşiv listesinin verilmemesi ilgili belgelerin uygulamaya ait bir belge olduğu için yerinde inceleme aşamasında sunulması gerektiğini belirtmektedir.Diğer bir soru ise firma bilgleri kısmında yer alan 1.9. Sorudur.Tesis bildirimi gerçekleşirken sadece arşivleme için kullanılan tesislerin bildirimde bulunulmaması gerektiğinden ve 4. Bölümde yer alan arşiv sorularının yanıtlanmasının yeterli olacağından bahsedilmektedir.

Nerede ?

Kavramlar EK-2 soru formunun 4. Bölümünde yer almakla birlikte soruların tamamı arşiv sistemine ayrılmıştır.
4.2. Maddesi personelin arşiv sistemi hakkında bilgilendirilmesi için yapılması gerekenler;
      1. Arşiv sistemi ile ilgili yazılı bir rehber bulunmalıdır.
      2. Firmanızın arşiv sistematiği hakkında işe girişte eğitim verilmelidir.
      3. Arşiv sistematiğine ilişkin rehber personele duyurulmalı ve herkesin gereceği ve okuyabileceği erişimine açık olmalıdır.
4.3. Maddesi kağıt ortamında saklanan belgeler için gerekenler;
      1. Dosya içerisinde kronolojik sıra,
      2. Dosyada açıklama fihristi,
      3. Dosyaların üzerinde konusu veya numaraları,
      4. Arandığında bulunabilecek istifleme usulü olması beklenmektedir.

Mekan için ise 4.6. Maddesi gereği fiziki şartlar yer almaktadır. Aydınlatmanın yeterli olması,yangın söndürme tüpünün olması, yangın sensörünün olması ,havalandırmanın yeterli olması,ısı ve nem sensörünün olması,jeneratörün olması,su baskını dedektörü veya dolapların yerden yüksek olması ve giriş ve çıkışların kontrollü bir şekilde olması beklenmektedir.Seçenekli olan ve sadece birisinin varlığının yeterli olması durumları ise anahtarlı kilit,kart veya yüz-göz-parmak izi tanıma sistemidir.

Ne zaman ?

Süre kavramı Ek-2 soru formunun 4.1. Maddesinde yer almaktadır. Elektronik ve kağıt ortamda kalan bilgilerin sistem de kalma süreleri ile ilgili gün, hafta,ay ve yıl olarak seçeneklidir.Ancak karıştırılmamalıdır ki ; sistemde kalma süreleri ile evrak saklama süreleri birbirinden farklıdır.Evrak saklama süresi Gümrük Kanununa göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanununa göre defterlerin muhafaza süresi 10 yıl ve Vergi Usul Kanununa göre ise 5 yıl olarak öngörülmüştür.

Kim ?

Arşivden sorumlu kişi veya kişilerin kim veya kimler olacağının belirlenmesi her firmanın kendi uhdesine bırakılmıştır.Dikkat edilmesi gereken hususlar; prosedürler de isim soyad bazında değil ünvan bazında yazılması , sorumluların asıl ve yedek olarak belirlenmesi ve işe ilk girişte arşiv sistemi ile ilgili eğitim verilmesi gerekmektedir. Ayrıca arşivin firma bünyesinde tutulacağı gibi EK-2 soru formunun 4.4. Maddesine istinaden arşivin dışarıdan hizmet alımı yöntemi ile de alınabilmektedir.

5N-1K yöntemi ile baştan sona ele alınan, başvuru süreci ve Ticaret Müfettişleri tarafından gerçekleştirilen yerinde inceleme aşamasında hassasiyetle kontrol edilen ve olmazsa olmaz bir unsur olan arşiv sisteminin tüm unsurlarının bilinmesinde fayda vardır.

Velhasılıkelam tüm hassasiyetler ile ihracatta kağıtsız beyananmeyle hız kazanan ve tüm belgeleri e-belgeye geçen ihracat işlemleri için EK-2 soru formu v3.3’de halen ihracat belgelerinin kağıt ortamında arşivlenmesinin istenilmesi de manidardır. EK-2 soru formunda günceleme yapılacağı zaman ihracat işlemleri için ayrıma gidilerek sadece e-belge kullanan firmalar için dijital arşiv uygulamasının hayata geçirilmesinin uygun olacağı düşünülmektedir.


M. Altay YEGİN
Gümrük Müşaviri